Past flexibele ploegendiensten binnen de mogelijkheden van uw bedrijf?

Wat houdt maatregel ‘flexibele ploegendiensten’ in?

Ploegendienstroosters zijn vaak vlakke schema’s, dat wil zeggen dat er op elk moment evenveel mensen aanwezig zijn. Bij een 2-ploegendienst zijn er in de ochtend- en in de avonddienst altijd evenveel mensen aanwezig. Bij een 3-ploegendienst idem inclusief de nachtdienst. En bij een 5-ploegendienst zijn er in het weekend altijd evenveel mensen aanwezig als doordeweeks.

Toch is er vaak behoefte aan wisselende capaciteit, ook in ploegendienst omgevingen.

Dan zijn er kortweg drie varianten mogelijk:

1. Schakelen tussen ploegendiensten. Je kunt van een 2-ploegendienst naar een 3-ploegendienst schakelen, zodat ook ’s nachts capaciteit beschikbaar is. Evenzo is het mogelijk om te schakelen naar een 4-ploegendienst (zaterdag erbij) of een 5-ploegendienst (gehele weekend erbij). Er kan ook weer teruggeschakeld worden. Dit geeft mogelijkheden om een seizoenpatroon op te vangen.
2. Met meer groepen werken. Je kunt een ploeg opdelen in twee of meer groepen. Die groepen kunnen vervolgens net in een ander ritme lopen, waardoor er bijvoorbeeld ’s nachts of in het weekend minder mensen aanwezig zijn dan doordeweeks of overdag.
3. Reserve- of schakeldiensten inbouwen. Je kunt in het rooster diensten aanwijzen die pas op het laatste moment ingevuld worden. Een reservedienst kan gelden als een hele dienst extra. Een schakeldienst is een dienst die normaal verloopt, tenzij het nodig is dat de dienst vooruit of achteruit verschoven wordt. Een ochtenddienst wordt dan bijvoorbeeld een middagdienst.

Flexibele ploegendienst – wanneer toepasselijk?

Flexibele ploegendienst zijn vooral toepasbaar als er min of meer voorspelbare patronen in de vraag naar arbeid zijn.

Variant 1 – Schakelen tussen ploegendiensten

Seizoenspatronen kunnen – mits passend – worden opgevangen door te schakelen tussen ploegendiensten, zodat er gedurende de piektijd meer personeel beschikbaar is. Omdat de vaste medewerkers zich verspreiden over meer ploegen zullen de overige werkplekken moeten worden ingenomen door tijdelijke medewerkers. Dat schakelen kan niet te vaak en moet ruim van tevoren worden aangekondigd, om de medewerkers de gelegenheid te geven om hun privéritme hierop aan te passen.

Variant 2 – Ploegen splitsen in meer groepen

Met deze variant (meer groepen per ploeg) kan ook een min of meer vast ongelijk werkpatroon worden opgevangen. Zoals bijvoorbeeld minder mensen in de nacht aanwezig en meer overdag (zie voorbeeld verderop).

Variant 3 – Reserve- of schakeldiensten

Met reservediensten of schakeldiensten kan juist op korte termijn meer of minder capaciteit per ploeg gerealiseerd worden. Dit kan dus voor een kortdurende, incidentele piek gedurende één of twee diensten. Dan kan een individuele medewerker of een gehele ploeg opgeroepen worden voor een reservedienst (als overwerk). Of in het geval van een schakeldienst kan een (deel van de ploeg) geschakeld worden van de ochtend- naar de avonddienst, mocht er dan meer capaciteit nodig zijn. De aanzegtermijnen voor deze schakelmomenten kunnen kort (tot 24 uur) van tevoren zijn.

Flexibele ploegendienst – ontwerpfactoren

Variant 1 – Schakelen tussen ploegendiensten

1. De aanzegtermijn is belangrijk: ruim van tevoren aankondigen dat er geschakeld gaat worden om de medewerkers de gelegenheid te geven om hun privéritme op het nieuwe schema in te kunnen richten.
2. De overgangen goed uitrekenen. Zodat de lasten van de overgang vanuit het ene naar het andere schema zo eerlijk mogelijk verdeeld worden over de ploegen.
3. Aantal keren per jaar dat er geschakeld wordt tussen ploegendienstschema’s beperken tot twee of drie. Dit geldt zeker voor de zwaardere overgangen van 2- naar 3-ploegendienst of van 3- naar 5-ploegendienst.

Variant 2 – Ploegen splitsen in meer groepen

1. Goede analyse van het bedrijfsdrukteprofiel. Als er ’s nachts bijvoorbeeld structureel minder werk is dan overdag, dan kan een ploegendienst daar rekening mee houden. Bijvoorbeeld in een 3-ploegendienst eenvoudig door twee ploegen toe te voegen. Hiermee is er overdag in de ochtend- en avonddienst twee keer zoveel capaciteit aanwezig als in de nachtdienst. Zie onderstaand schema:

2. Houd rekening met een evenwichtige bezetting, juist ook in de nacht.

Variant 3 – Reservediensten en schakeldiensten

1. Aanzegtermijn kan kort zijn (tot 24 uur van tevoren)
2. De reservedienst dient ergonomisch in het rooster ingepast te worden. Houd de Arbeidstijdenwet in acht.
3. De schakeldienst dient ergonomisch in het rooster gepast worden. Dus voorwaarts roteren: van een ochtenddienst kan een avonddienst gemaakt worden, niet andersom.
4. Beperkt aantal schakeldiensten per medewerker/ploeg aanwijzen.

Voor- en nadelen

? spreiden van lusten en lasten over alle medewerkers (iedereen lost de behoefte aan flexibiliteit op)

? schakeldiensten geven korte termijn flexibiliteit

? schakeldiensten zijn beperkt tot enkele voorspelbare momenten in het rooster

☹ medewerkers moeten schakelen van ploegendienstritme, dat vereist afstemming met privé

☹ vereist goede overgangen

☹ reservediensten maken vaak het rooster ‘vol’, waardoor dus relatief weinig hersteltijd overblijft

☹ de vaste eigen ploeg vervalt bij variant 2 deels, doordat de ploeg verdeeld wordt over meer groepen

Leestip: een optie om meer flexibiliteit in de ploegendiensten te krijgen is individueel roosteren. Lees daarover meer in deze publicatie: Individueel Roosteren in de Ploeg